Steeds meer organisaties stappen over van vaste werkplekken naar flexplekken. Dat is geen modeverschijnsel maar een logische ontwikkeling. Door hybride werken, wisselende aanwezigheid en andere werkvormen staat een groot deel van de bureaus simpelweg leeg. Toch is de overstap naar flexwerken voor veel bedrijven spannend. Medewerkers zijn gewend aan hun eigen bureau, hun eigen spullen en hun vaste plek in het kantoor. De overgang vraagt dus om meer dan alleen bureaus weghalen. Als je het goed aanpakt kan flexwerken juist zorgen voor een efficiënter kantoor, betere samenwerking en een dynamische werkomgeving. In deze blog lees je hoe je die overgang praktisch en succesvol organiseert.
Waarom steeds meer bedrijven kiezen voor flexplekken
De grootste reden voor flexwerken is simpel. Kantoren worden anders gebruikt dan vroeger. Veel medewerkers werken een paar dagen per week thuis en komen vooral naar kantoor voor overleg, samenwerking of teammomenten. Dat betekent dat niet iedereen tegelijk aanwezig is. In veel kantoren staat daardoor twintig tot veertig procent van de werkplekken leeg. Door flexplekken in te voeren kan de beschikbare ruimte slimmer worden gebruikt. Minder bureaus betekent vaak meer ruimte voor overlegplekken, projecttafels en informele zones. Het kantoor verandert daardoor van een rij bureaus naar een plek waar verschillende soorten werk mogelijk zijn.
Flexwerken betekent niet dat iedereen maar ergens gaat zitten
Een veelgemaakte misvatting is dat flexwerken simpelweg betekent dat iedereen elke dag een willekeurige plek kiest. In de praktijk werkt dat vaak niet. Succesvolle kantoren werken met verschillende soorten werkplekken. Denk aan rustige plekken voor concentratie, plekken voor kort overleg en grotere tafels waar teams samen kunnen werken. Deze manier van werken wordt vaak activity based working genoemd. Medewerkers kiezen een werkplek die past bij de taak van dat moment. Door die variatie ontstaat er structuur in het kantoor en blijft het overzichtelijk.
De grootste valkuil bij flexplekken
De overgang naar flexplekken mislukt meestal niet door het concept zelf maar door de manier waarop het wordt ingevoerd. Als medewerkers het gevoel hebben dat hun werkplek wordt afgepakt ontstaat er weerstand. Zeker wanneer er onvoldoende alternatieven zijn of wanneer het kantoor niet goed is ingericht voor flexibel werken. Daarom is communicatie ontzettend belangrijk. Leg uit waarom de verandering plaatsvindt en wat de voordelen zijn voor het team. Betrek medewerkers ook bij het ontwerp van de nieuwe werkplekken. Mensen accepteren veranderingen sneller wanneer ze zelf input hebben kunnen geven.
Zorg voor verschillende werkzones
Een goed flexkantoor bestaat uit meerdere zones. Elke zone ondersteunt een andere manier van werken. Rustige werkplekken zijn belangrijk voor concentratie. Overlegplekken zorgen dat teams makkelijk samen kunnen werken. Informele ruimtes maken spontane gesprekken mogelijk. Daarnaast zijn kleine belruimtes of focusplekken essentieel. Zeker in open kantoren waar telefoongesprekken anders veel geluid veroorzaken. Door deze zones slim te combineren ontstaat een kantoor waar mensen zich makkelijk kunnen verplaatsen afhankelijk van hun werkzaamheden.
Goede faciliteiten maken flexwerken makkelijker
Wanneer medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, moeten de faciliteiten dat opvangen. Denk aan lockers voor persoonlijke spullen, voldoende stroompunten, goede wifi en ergonomische werkplekken die makkelijk instelbaar zijn. Ook technologie speelt een belangrijke rol. Monitorarmen, dockingstations en draadloze presentatiesystemen zorgen dat medewerkers snel kunnen aansluiten en aan de slag kunnen. Hoe makkelijker het wordt om ergens te gaan zitten en direct te werken, hoe beter flexwerken werkt.
Een kantoor dat meebeweegt met de organisatie
Het mooie van flexplekken is dat ze een kantoor toekomstbestendiger maken. Teams veranderen, organisaties groeien en werkvormen ontwikkelen zich. Een flexibel kantoor kan makkelijker worden aangepast zonder dat een complete verbouwing nodig is. Door modulair meubilair, flexibele indelingen en slimme werkzones kan een kantoor zich aanpassen aan de manier waarop een organisatie werkt.
Flexplekken werken alleen met een slimme inrichting
De overgang van vaste werkplekken naar flexplekken vraagt om een doordachte kantoorinrichting. Het gaat niet alleen om minder bureaus, maar om een werkplekconcept dat samenwerking, concentratie en flexibiliteit ondersteunt.
Bij Van Lith Projectinrichting helpen we organisaties om hun kantoor opnieuw te bekijken. Hoe wordt de werkvloer gebruikt. Waar liggen knelpunten. En hoe kan een flexibele inrichting beter aansluiten op de manier waarop teams werken.
Ben je benieuwd hoe flexplekken in jouw kantoor kunnen werken? We denken graag met je mee en laten zien hoe een slimme indeling het verschil kan maken.